Digitaliser l'organisation d'un congrès scientifique n'est pas un long fleuve tranquille. Trop d'organisateurs tombent dans certains pièges classiques : multiplication d'outils non intégrés (Excel, Email, Google Forms, WhatsApp…), workflows mal adaptés aux spécificités scientifiques, défaut de formation des équipes, absence de support technique efficace, manque de sécurisation des données sensibles, et surtout défaut d'analyse post-événement pour s'améliorer.
Les erreurs à éviter :
- Multiplication d'outils non intégrés
- Workflows mal adaptés aux spécificités scientifiques
- Défaut de formation des équipes
- Absence de support technique efficace
- Manque de sécurisation des données (RGPD, CNIL)
- Absence d'analyse post-événement
La clé : privilégier une solution unique et modulaire, conçue spécifiquement pour la communauté scientifique et non un simple "logiciel d'événement générique". Il faut impliquer toutes les parties prenantes dès la phase de paramétrage, passer par un testing à blanc, capitaliser sur la documentation/support, sécuriser juridiquement les données (mentions CNIL, RGPD) et surtout instaurer une routine de débrief post-événement pour améliorer chaque édition.
Les clés d'une digitalisation réussie
Une digitalisation réussie, c'est la promesse d'un gain de temps, d'une qualité et d'une expérience utilisateur supérieurs… mais seulement si chaque étape est planifiée et contrôlée ! Check-list détaillée : workflow, support, sécurité, formation, reporting, feedback : rien ne doit être négligé pour réussir la révolution digitale de vos congrès scientifiques.
Évitez les erreurs courantes et réussissez votre transformation digitale en suivant les bonnes pratiques éprouvées.
Les Bonnes Pratiques avec SCI-JIN
SCI-JIN vous accompagne à chaque étape de votre transformation digitale.
