Chaque soumission d'abstract doit être lue, évaluée, notée, puis relue par plusieurs experts — et ce processus se répète des dizaines, voire des centaines de fois. On jongle avec des fichiers PDF téléchargés manuellement, des tableaux Excel remplis ligne par ligne pour tracker les scores, et on envoie des mails récurrents aux reviewers en espérant qu'ils répondent dans les délais impartis.
Entre la récupération des documents, leur attribution aux bons experts, le suivi des évaluations en cours et la consolidation des résultats, le comité scientifique doit assurer une logistique complexe. Chaque changement de statut ou nouvelle notation nécessite une mise à jour manuelle, une vérification croisée, une relance ciblée.
La charge mentale du suivi manuel du peer-review
La charge mentale est considérable : il faut se rappeler qui a reçu quoi, qui a déjà répondu, quelles sont les évaluations manquantes, et quelles sont les soumissions à reprioriser en cas de conflit d'intérêt ou d'indisponibilité d'un reviewer. Le moindre oubli peut entraîner un retard dommageable pour tout le calendrier de l'événement.
Les défis du peer-review manuel :
- Distribution manuelle des abstracts aux reviewers
- Suivi fragmenté dans des tableaux Excel multiples
- Relances email répétitives et chronophages
- Consolidation manuelle des évaluations et scores
- Gestion des conflits d'intérêts en temps réel
- Risque élevé d'erreurs et d'oublis
La Solution : SCI-JIN AbstractFlow
Avec SCI-JIN AbstractFlow, le processus de peer-review devient fluide et transparent. La plateforme automatise la distribution des abstracts, centralise toutes les évaluations, envoie des rappels automatiques aux reviewers et génère des tableaux de bord en temps réel pour le comité scientifique.
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