Chaque année, les équipes passent des heures à compiler manuellement les données des participants, à créer des programmes imprimés en jonglant avec des fichiers Word complexes, à mettre à jour sans fin des tableaux Excel pour générer des livrets d'abstracts. Chaque modification, chaque nouvelle soumission acceptée, chaque changement de planning implique de reprendre l'ensemble du document depuis le début.
Résultat : une perte de temps colossale, une fatigue intellectuelle majeure, et un risque élevé d'erreurs qui peuvent impacter la crédibilité de l'événement. Un nom mal orthographié, un horaire incorrect, une affiliation universitaire erronée — autant de détails qui, multipliés par des centaines de participants, deviennent des sources de stress et de mécontentement.
Le fardeau de la génération manuelle de documents
Les secrétariats doivent également générer des centaines, voire des milliers d'attestations de participation, de certificats CME (Continuing Medical Education), de badges personnalisés. Tout cela passe souvent par des copier-coller manuels, des fusions de documents Word avec publipostage, et une vérification ligne par ligne pour éviter toute coquille.
Les défis de la génération manuelle :
- Compilation manuelle de données dispersées dans plusieurs fichiers
- Mise en page complexe et chronophage des programmes
- Génération individuelle de centaines d'attestations
- Vérification fastidieuse pour détecter les erreurs
- Republication complète à chaque modification
- Risque permanent d'erreurs humaines
La Solution : Automatisation avec SCI-JIN
Avec les solutions SCI-JIN (EventFlow et CertifyNow), la génération de documents devient automatique, instantanée et sans erreur. Les programmes se mettent à jour en temps réel, les livrets d'abstracts se compilent automatiquement, et les certificats se génèrent en masse en quelques clics.
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